Ritregistratie en privacy: wat mag je als werkgever volgen volgens de AVG?

Een voertuigvolgsysteem registreert waar een bedrijfsauto zich bevindt, en daarmee ook waar de bestuurder is. Dat is persoonsgegevens verwerken in de zin van de AVG, ook als het doel 'alleen' een sluitende rittenadministratie of diefstalbeveiliging is. Als werkgever mag je dit niet zomaar invoeren: er gelden spelregels rond grondslag, transparantie en inspraak. In dit artikel zetten we de belangrijkste regels op een rij.

Waarom locatiegegevens onder de AVG vallen

Een kenteken of voertuig-ID is te herleiden naar een bestuurder, en daarmee valt locatiedata onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat geldt voor een volgsysteem dat continu de locatie doorgeeft, maar in mindere mate ook voor eenvoudige kilometerregistratie die begin- en eindpunt van een rit vastlegt.

Welke grondslag heb je nodig?

Voor de meeste bedrijven is 'gerechtvaardigd belang' de grondslag: een sluitende rittenadministratie voor de Belastingdienst, diefstalbeveiliging, of planning van je wagenpark zijn legitieme bedrijfsbelangen. Maar gerechtvaardigd belang vraagt om een afweging: weegt jouw belang op tegen het privacybelang van de werknemer, en kan het doel niet op een minder ingrijpende manier worden bereikt? Continu volgen 'omdat het kan', zonder duidelijk doel, voldoet niet aan die toets.

• Doel vooraf vastleggen: administratie, beveiliging of beide
• Proportionaliteit: verzamel niet meer data dan nodig voor dat doel
• Subsidiariteit: kan het doel ook minder ingrijpend worden bereikt?

Informeren en, vaak, de OR betrekken

Werknemers moeten vooraf weten dat en waarom ze gevolgd worden - via het personeelsreglement of de arbeidsovereenkomst, niet achteraf ontdekt. Heeft je bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die in veel gevallen instemmingsrecht bij de invoering van een controle- of volgsysteem, op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Sla deze stap niet over: zonder instemming kan de OR de nietigheid van het besluit inroepen.

Privéritten en bewaartermijn

Rijdt een werknemer ook weleens privé in de bedrijfsauto, zorg dan voor een manier om privéritten uit te sluiten van gedetailleerde tracking - bijvoorbeeld een privéknop, of een systeem dat bij een privérit alleen de kilometerstand logt en niet de exacte route. Bewaar de data daarnaast niet langer dan nodig: voor de fiscale bewaarplicht is dat doorgaans zeven jaar, maar gedetailleerde locatiegegevens hoef je vaak niet zo lang te bewaren als de kilometeradministratie zelf.

In de praktijk: hoe wij dit inrichten

Bij de inbouw van een ritregistratie- of volgsysteem denken we met je mee over een inrichting die werkt voor je administratie én voldoet aan de AVG: een duidelijke privé/zakelijk-knop, heldere communicatie richting je team, en een bewaartermijn die logisch aansluit op je doel. Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies - raadpleeg bij twijfel de Autoriteit Persoonsgegevens of een jurist voor jouw specifieke situatie.